Срочная эвакуация офиса на дистанционную работу

Срочная
эвакуация офиса на дистанционную работу

Исторически так сложилось, что у нас в USERSTORY есть регламент, как за 2 часа покинуть офисное помещение и перейти на дистанционную работу.

Никто не думал, что станет актуально снова.

После поста в Фейсбуке нас завалили вопросами, как посмотреть вашу инструкцию.

Как-то 2 года назад к нам пришли приставы опечатать офис (из-за нарушения требований ко вводу здания в эксплуатацию). С тех пор у нас лежит инструкция, как за 2 часа весь офис перевести на дистанционную работу. Офис-то мы сменили. Но, кто бы знал, что регламент пригодится!

Станислав Елисеев

Руководитель компании USERSTORY

Нам не жалко, публикуем. Сразу уточним, инструкция — AS IS. Никаких гарантий, что подойдет вам. В USERSTORY все, что можно, перенесено в облака. И дистанционная работа для нас — обычный кейс.

Срочная эвакуация офиса
на дистанционную работу

Заранее подготовить документы, которые пригодятся:

Шаблон заявления работников о переводе на дистанционную работу.
Шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору.
Шаблон акта на передачу техники.

Директору

Определить точные даты начала и окончания периода дистанционной работы. Дата окончания обязательно должна быть, но может быть перенесена по необходимости.

Определить режим работы офиса в период дистанционной работы. Кто может приходить, когда.

Назначить ответственного за выдачу техники (одного или несколько). Как правило один из системных администраторов. Выдать шаблон акта. Проинструктировать, как применять.

Назначить ответственного за информационное сопровождение. Как правило это HR. Размещает в общем чате анонс с подробностями, инструкции, шаблоны документов, отвечает на вопросы сотрудников.

Собрать всех руководителей отделов/команд и ответственных. Объявить период дистанционной работы, обозначить даты, режим работы офиса, ответственных.

Распорядиться немедленно организовать собрания в своих отделах/командах.

Рассказать, как провести инструктаж сотрудников. Проговорить чеклисты руководителей отделов и сотрудников.

Раздать руководителями шаблоны заявлений о переводе на дистанционную работу.

Отправить офис-менеджера за пакетами в ближайший магазин.

Руководителям отделов/команд

Собрать свой отдел/команду, объявить период дистанционной работы.

НА СОБРАНИИ

Объявить точные даты начала и окончания периода дистанционной работы.

Объявить режим работы офиса в период дистанционной работы.

Объявить ответственного за выдачу техники.

Объявить ответственного за информационное сопровождение.

Проинструктировать сотрудников, как действовать дальше

Проговорить чек-лист сотрудника

Назначить на собрании первый удаленный созвон отдела

Сотрудникам

Относится ко всем, включая директоров и руководителей

В ОФИСЕ

Собрать свои вещи из тумбочки в пакет.
⁣
Обеспечить себе технику для рабочего места дома.
Не забываем гарнитуру для общения. Если нет собственной техники, взять необходимую технику у ответственного за выдачу техники. При необходимости использовать корпоративное такси для перевозки себя и техники.

ДОМА

Обеспечить себе Интернет для работы из дома.
При необходимости обратиться за помощью к главному администратору, который поможет с Интернетом (стационарный, мобильный) и решит вопрос компенсации затрат на Интернет на время дистанционной работы. Вопросы компенсации решать по предварительной договоренности.
Обеспечить себе стабильную сотовую связь.
При необходимости обратиться к за корпоративной сим-картой или компенсацией затрат на сотовую связь. Вопросы компенсации решать по предварительной договоренности.
Установить Zoom, если нет еще.⁣
⁣
Осознать, что во время дистанционной работы необходимо:
— Отрабатывать стандартный 8-часовой день.
— Быть на связи в телеграм и оперативно отвечать на сообщения.
— Отвечать на сотовый телефон.
— Быть готовым быстро выйти на созвон в Zoom.

Главному бухгалтеру

Собрать все необходимые бухгалтерские документы в пакеты.
Забрать из офиса.
Забрать печать.

Делопроизводителю

Собрать все необходимые бухгалтерские документы в пакеты.
Забрать из офиса.
Забрать печать.

В ОФИСЕ

Принять от руководителей отделов и команд все заявления о переводе на дистанционную работу.
Принять от ответственных акты по выдаче техники.

ОРГАНИЗОВАТЬ (ЕСЛИ ЕСТЬ ВРЕМЯ В ОФИСЕ СРАЗУ, ЕСЛИ НЕТ, ТО ПОСТФАКТУМ)

Подписать дополнительные соглашения к трудовому договору.
Подписать приказы об изменении режима труда с удаленщиками.
Внести необходимые изменения в кадровые документы.

Главному администратору

Переключить телефонию на сотовые телефоны.
Выполнить аудит внутренних сервисов на готовность подключения не из офисной сети.
Скоординировать свои действия по обслуживанию и сопровождению офисных серверов с техническим директором.

Надеемся, это было полезно. Желаем всем только позитивных поводов для перехода на дистанционную работу!