Срочная
эвакуация офиса на дистанционную работу
Исторически так сложилось, что у нас в USERSTORY есть регламент, как за 2 часа покинуть офисное помещение и перейти на дистанционную работу.

Никто не думал, что станет актуально снова.
После поста в Фейсбуке нас завалили вопросами, как посмотреть вашу инструкцию.
Как-то 2 года назад к нам пришли приставы опечатать офис (из-за нарушения требований ко вводу здания в эксплуатацию). С тех пор у нас лежит инструкция, как за 2 часа весь офис перевести на дистанционную работу. Офис-то мы сменили. Но, кто бы знал, что регламент пригодится!

Станислав Елисеев
Руководитель компании USERSTORY
Нам не жалко, публикуем. Сразу уточним, инструкция — AS IS. Никаких гарантий, что подойдет вам. В USERSTORY все, что можно, перенесено в облака. И дистанционная работа для нас — обычный кейс.

Срочная эвакуация офиса
на дистанционную работу
Заранее подготовить документы, которые пригодятся:
  • Шаблон заявления работников о переводе на дистанционную работу.
  • Шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору.
  • Шаблон акта на передачу техники.
Директору
  • Определить точные даты начала и окончания периода дистанционной работы. Дата окончания обязательно должна быть, но может быть перенесена по необходимости.

  • Определить режим работы офиса в период дистанционной работы. Кто может приходить, когда.

  • Назначить ответственного за выдачу техники (одного или несколько). Как правило один из системных администраторов. Выдать шаблон акта. Проинструктировать, как применять.

  • Назначить ответственного за информационное сопровождение. Как правило это HR. Размещает в общем чате анонс с подробностями, инструкции, шаблоны документов, отвечает на вопросы сотрудников.

  • Собрать всех руководителей отделов/команд и ответственных. Объявить период дистанционной работы, обозначить даты, режим работы офиса, ответственных.

  • Распорядиться немедленно организовать собрания в своих отделах/командах.

  • Рассказать, как провести инструктаж сотрудников. Проговорить чеклисты руководителей отделов и сотрудников.

  • Раздать руководителями шаблоны заявлений о переводе на дистанционную работу.

  • Отправить офис-менеджера за пакетами в ближайший магазин.
Руководителям отделов/команд
Собрать свой отдел/команду, объявить период дистанционной работы.
НА СОБРАНИИ
  • Объявить точные даты начала и окончания периода дистанционной работы.

  • Объявить режим работы офиса в период дистанционной работы.

  • Объявить ответственного за выдачу техники.

  • Объявить ответственного за информационное сопровождение.

  • Проинструктировать сотрудников, как действовать дальше
Проговорить чек-лист сотрудника

  • Назначить на собрании первый удаленный созвон отдела
Сотрудникам
Относится ко всем, включая директоров и руководителей
В ОФИСЕ
  • Собрать свои вещи из тумбочки в пакет.
  • Обеспечить себе технику для рабочего места дома.
    Не забываем гарнитуру для общения. Если нет собственной техники, взять необходимую технику у ответственного за выдачу техники. При необходимости использовать корпоративное такси для перевозки себя и техники.

ДОМА
  • Обеспечить себе Интернет для работы из дома.
    При необходимости обратиться за помощью к главному администратору, который поможет с Интернетом (стационарный, мобильный) и решит вопрос компенсации затрат на Интернет на время дистанционной работы. Вопросы компенсации решать по предварительной договоренности.

  • Обеспечить себе стабильную сотовую связь.
    При необходимости обратиться к за корпоративной сим-картой или компенсацией затрат на сотовую связь. Вопросы компенсации решать по предварительной договоренности.

  • Установить Zoom, если нет еще.⁣
  • Осознать, что во время дистанционной работы необходимо:
    — Отрабатывать стандартный 8-часовой день.
    — Быть на связи в телеграм и оперативно отвечать на сообщения.
    — Отвечать на сотовый телефон.
    — Быть готовым быстро выйти на созвон в Zoom.
Главному бухгалтеру
  • Собрать все необходимые бухгалтерские документы в пакеты.
    Забрать из офиса.

  • Забрать печать.
Делопроизводителю
  • Собрать все необходимые бухгалтерские документы в пакеты.
    Забрать из офиса.

  • Забрать печать.
В ОФИСЕ
  • Принять от руководителей отделов и команд все заявления о переводе на дистанционную работу.

  • Принять от ответственных акты по выдаче техники.
ОРГАНИЗОВАТЬ (ЕСЛИ ЕСТЬ ВРЕМЯ В ОФИСЕ СРАЗУ, ЕСЛИ НЕТ, ТО ПОСТФАКТУМ)
  • Подписать дополнительные соглашения к трудовому договору.

  • Подписать приказы об изменении режима труда с удаленщиками.

  • Внести необходимые изменения в кадровые документы.
Главному администратору
  • Переключить телефонию на сотовые телефоны.

  • Выполнить аудит внутренних сервисов на готовность подключения не из офисной сети.

  • Скоординировать свои действия по обслуживанию и сопровождению офисных серверов с техническим директором.

Надеемся, это было полезно. Желаем всем только позитивных поводов для перехода на дистанционную работу!